Особенности конструкции и сборка папки регистратора
Без папок-регистраторов сложно представить кабинет главного бухгалтера или другого должностного лица, в ведении которого большое количество документов. Грамотная организация делопроизводства позволяет оперативно отыскивать нужную информацию. Выбрать подходящие папки регистраторы можно на сайте https://канцелярия.онлайн/catalog/papki_registratory_1/ .
Самое сложное в конструкции папок-регистраторов – механизм закрывания, который бывает арочным или кольцевым. Арочный механизм сложнее кольцевого. В него входят следующие элементы: основание, штыри, прижимная планка и рычажок. В сомкнутом виде штыри образуют кольца, которое при закрывании папки-регистратора высовываются наружу через отверстия в картоне. При этом регистратор фиксируется в закрытом положении. Преимущество такой конструкции в возможности вместить большое количество документов. Если ширина корешка 7 см, поместится около 500 листов формата А4. Хотя желание сэкономить на количестве папок, скорее всего, будет ошибкой, поскольку плотно набитый регистратор довольно тяжелый, и работать с ним не всегда удобно.
Кольцевой механизм проще, поскольку в нем нет рычага и прижимной планки – только кольца, которые открываются и закрываются вручную, без дополнительных ухищрений. Первая разновидность конструкции работает на O-образных кольцах, она удобна при пролистывании; вторая – на D-образных кольцах, этот вариант хорош при использовании разделителей. Кольцевым папкам-регистраторам отдают предпочтение при более скромных объемах вложений. Они удобнее, когда нужно часто доставать из папки документы.
Для чего нужна папка
Над данным вопросом не задумываются сотрудники, работающие с документооборотом . В обязанности огромного количества профессионалов входит составление документации, ее хранение, обеспечение доступности и передача в архив по мене необходимости. Это делопроизводители, секретари, референты, помощники, сотрудники договорных отделов, юристы, бухгалтера, сотрудники финансовых служб, кадровики несомненно, разумеется – кассиры и операционисты в банках. Даже профессии, в которых на первый взгляд кажется отсутствует работа с бумагами, тоже обязаны хранить определенные документы. Например, врачи, преподаватели, туристические агенты, научные работники. Таким образом, будет справедливым сказать, что ни одна профессия не обходится без упорядочения и необходимости хранения бумажных документов. Отличается лишь объем такого хранения.
Если кассовый работник за период работы в месяц создает один объем (как правило, делаются сшивки, т.к. документации очень много), то школьному учителю понадобится от силы две-три папки за год бумаг обязательного хранения (здесь, конечно, не идет речь о личных записях и бумагах для профессиональной деятельности, а лишь о тех, которые необходимы по законодательству).
Вопрос хранения и упорядочения бумаг решается с помощью давно изобретенных папок. Конечно, данное средство хранения прошло длительный эволюционный путь – от серых картонных папок, где крепления норовили поранить руки, до папок из современных легких материалов, которые не только функциональны, но и зачастую приятно радуют глаз.
Разнообразие папок может даже поразить человека, не имеющего дело с большими объемами хранения бумажной информации . Все эти позиции широко представлены в различных каталогах полиграфической продукции.
Типы механизмов в офисных папках для документов с металлическим зажимом
Различают несколько видов прижимных механизмов в папках для хранения и архивации документов. К ним относят следующие:
Арочный механизм для папок. Представляет собой две металлические дуги, которые смыкаются и размыкаются по принципу рычага. Арочные кольца имеют фигурный край. Также механизм оснащен прижимной планкой.
Кольцевой разжимной механизм. Документы внутри папки крепятся на размыкающиеся кольца O-образной или D-образной формы. Количество колец может варьироваться от 2 до 6.
Арочный механизм для папок-регистраторов считается наиболее распространенным и удобным. В левой (верхней) части сегрегатора имеются специальные отверстия под арочные кольца. При закрытии кольца входят в прорези как в пазы, защищая папку от раскрытия.
Виды папок для документов
Папка регистратор это приспособление, облегчающее хранение и сохранность документации. Работа с бумагами невозможна без этих принадлежностей. Их используют для хранения личных дел сотрудников, информации о клиентах, заказах, нормативной документации, товарообороте и других сведений. Перевод документации в электронный вид не снижает ценности бумажной работы, потому что многие организации предпочитают дублировать информацию в бумажном варианте, во избежание ее утраты
Технические характеристики папки регистратора оказывают значительное влияние на удобство ее использование и качество хранения документов, поэтому следует обращать внимание на их параметры
Эти канцтовары подразделяются на следующие категории:
Все эти категории применяются в соответствующих случаях. Виды папок со скоросшивателем могут различаться в зависимости от материала корочек, устройства крепежного механизма, наличия или отсутствия дополнительных деталей.
Материал папок-регистраторов
На долговечность папки влияет, в первую очередь, материал, из которого выполнена обложка сегрегатора. Многие задаются вопросом, картонную или пластиковую папку-регистратор на кольцах выбрать? У каждого из этих материалов есть свои особенности и преимущества.
Это недорогой и практичный материал. Одним из его преимуществ является легкость и возможность дальнейшей переработки. Чтобы обеспечить папкам повышенную износостойкость, края обложки отделываются металлической окантовкой. На производстве будущие папки выпускают в качестве листов, затем они складываются, и с внутренней стороны корешка устанавливается механизм. Далее папки готовы к использованию.
Картон + цветное покрытие из бумаги
Покрытие из бумаги не меняет эксплуатационные характеристики папок. Это относится к дизайну. Если регистраторы применяются в архивах, нет необходимости покупать папки с необычным оформлением, подойдут простые картонные. Для архивов можно купить простые папки-регистраторы оптом
Но если вы активно пользуетесь ими в офисе, и они постоянно на виду, обратите внимание на папки с покрытием из цветной бумаги
Картон + ламинирующая пленка
Различают также картонные папки с ламинацией. Такие регистраторы имеют гладкую поверхность. Они отличаются долговечностью и могут применяться в помещениях с повышенной влажностью. Папки с ламинацией могут иметь различные яркие принты: фрукты, цветы, изображения животных и природы.
Альтернативой картонным папкам служат регистраторы из жесткого пластика. Их обложка устойчива к внешним воздействиям. Такую папку не страшно уронить. Если вы нечаянно прольете на нее жидкость, она не только не промокнет сама, но и защитит документы от влаги и загрязнения. Высокие характеристики качества влияют на цену папок-регистраторов.
Все о папках-регистраторах с арочным механизмом. Размеры и основные характеристики папок-регистраторов
Если организация ведет бумажный документооборот, важно правильно организовать систему хранения большого количества файлов. При грамотной архивации вы легко найдете нужный документ
Для систематизации бумаг используют регистратор, или как еще называется большая папка с файлами для документов, сегрегатор.
Стеллажи с этими разноцветными папками вы можете увидеть в офисах, бухгалтерии, отделе кадров, поликлиниках, приемных и других местах. Как выбрать папку-регистратор и чем отличается ее конструкция от других, читайте в этом материале.
Материал папок-регистраторов
На долговечность папки влияет, в первую очередь, материал, из которого выполнена обложка сегрегатора. Многие задаются вопросом, картонную или пластиковую папку-регистратор на кольцах выбрать? У каждого из этих материалов есть свои особенности и преимущества.
Картон
Это недорогой и практичный материал. Одним из его преимуществ является легкость и возможность дальнейшей переработки. Чтобы обеспечить папкам повышенную износостойкость, края обложки отделываются металлической окантовкой. На производстве будущие папки выпускают в качестве листов, затем они складываются, и с внутренней стороны корешка устанавливается механизм. Далее папки готовы к использованию.
Картон + цветное покрытие из бумаги
Покрытие из бумаги не меняет эксплуатационные характеристики папок. Это относится к дизайну. Если регистраторы применяются в архивах, нет необходимости покупать папки с необычным оформлением, подойдут простые картонные. Для архивов можно купить простые папки-регистраторы оптом
Но если вы активно пользуетесь ими в офисе, и они постоянно на виду, обратите внимание на папки с покрытием из цветной бумаги
Картон + ламинирующая пленка
Различают также картонные папки с ламинацией. Такие регистраторы имеют гладкую поверхность. Они отличаются долговечностью и могут применяться в помещениях с повышенной влажностью. Папки с ламинацией могут иметь различные яркие принты: фрукты, цветы, изображения животных и природы.
Пластик
Альтернативой картонным папкам служат регистраторы из жесткого пластика. Их обложка устойчива к внешним воздействиям. Такую папку не страшно уронить. Если вы нечаянно прольете на нее жидкость, она не только не промокнет сама, но и защитит документы от влаги и загрязнения. Высокие характеристики качества влияют на цену папок-регистраторов.
Разновидности
Фискальные регистраторы принято различать по следующим параметрам:
- Тип печатного устройства. На рынке можно встретить модели, оснащенные либо термопринтером, либо матричным. Первый вариант отличается бесшумной работой и повышенной скоростью печати. Что касается матричного, то его главное преимущество — невысокая стоимость расходных материалов (речь идет о кассовых лентах и картриджах).
- Ширина чековой ленты. Она бывает узкой (вмещает до 24 символов) и широкой (вмещает до 42 символов). Если отдавать предпочтение первому варианту, то это обеспечит экономию на расходниках. На узкой ленте не просто прочитать наименование товаров.
- Автоотрезчик. Наличие этого элемента свойственно регистраторам, в которых используется широкая чековая лента. Но нужно учитывать, что его присутствие повлияет на цену устройства.
Как организовать хранение документов дома
Для хранения документов дома можно применять специальные полки, выдвижные ящики, короба. Вместимость, внешний вид приспособлений зависит от типа и количества носителей информации. Чтобы организовать хранение документов, нужно накопленный архив:
- перебрать;
- выкинуть неактуальное;
- рассортировать остатки.
Папки для хранения документов покупаются заранее. Понадобится несколько штук для квитанций, свидетельств, договоров.
Чтобы навести порядок, содержимое хранилищ складывают в одну кучу и затем по одной бумаге тщательно изучают. Некоторые письма, расписки имеют юридический вес даже через несколько десятков лет. Например, переписку с судебными приставами, о том, что бывший муж не платит алименты ребенку, сохраняют. Такая информация может стать доказательной базой в дальнейшем.
Легко можно избавиться от:
- чеков из магазинов, по истечению срока возврата покупки;
- уведомлений из налоговой инспекции, о приближении срока предоставления отчетов;
- квитанции со сроком давности свыше 3 лет;
- устаревших гарантийных талонов, инструкций.
Наводим порядок: сортировка
Перед тем, как выбрать подходящий способ хранение документов дома, воспользуйтесь идеей сортировки с последующей систематизацией. Сортировка нужна для того, чтобы выявить бумаги с истекшим сроком давности.
Особенно предусмотрительные личности имеют привычку припрятывать каждую бумажку, попавшую к ним в руки, включая продуктовые чеки и справки. Стремление похвальное, но имеет обратную сторону: бумажный архив разрастается до неприличных размеров и на поиск действительно нужного документа тратится неприличное количество времени.
Срок давности бумаг варьируется от месяца и до бесконечности, поэтому имеет смысл проредить бумажные залежи, чтобы избавиться от бесполезного балласта. Информацию о сроке давности документа проще всего получить у того, кто его выдает. Постоянно (пока они актуальны) хранятся следующие типы бумаг:
- Документы на недвижимость, машину (пока вы владелец).
- Семейные: свидетельства о браке и рождении, завещания.
- Касающиеся образования (аттестаты, дипломы), работы и выхода на пенсию.
- Нотариально заверенные бумаги.
- Касающиеся здоровья, например, выписки из больницы, результаты обследований. Корешки квитанций частных клиник, которые могут понадобиться для страховых выплат, сберегают 2 года.
Чеки на крупные и дорогие покупки сохраняются в течение срока, указанного в гарантийном талоне, в стандартном случае — 12 месяцев. Квитанции и чеки об оплате коммунальных услуг, а также услуг врача, преподавателя, адвоката необходимо сберегать 3, максимум 5 лет, после чего от них избавляются.
Систематизация
Наконец, вы избавились от бесполезных, с истекшим сроком давности, квитанций и справок. Пришло время решить, как хранить документы дома в порядке; идеи по упорядочиванию просты и предлагают три подхода к систематизации.
Чаще всего бумаги рассортировывают по категориям, логически вытекающим из сферы применения документации.
В этом случае появляются следующие группы:
- документы на жилье,
- налоговые,
- медицинские и далее по необходимости.
Отдельные категории выделяются для квитанций об оплате коммунальных услуг, а также для чеков с гарантией.
Иногда удобно хранить персонально личные документы каждого члена семьи; отдельно содержатся бумаги родителей и детей. Если в доме имеются животные, сортировка касается также и их.
В отдельных случаях хозяевам удобнее упорядочить бумаги по частоте использования:
- Архивные (вечного хранения). Сюда помещают как документы на жилье, так и памятные вещи, например, фотографии.
- Базовая документация. Эти бумаги нужны время от времени, поэтому их держат отдельно. Это паспорта, дипломы, сертификаты, медицинские карты.
- Активные (текущие). Квитанции по оплате услуг, а также важные заметки, которые делаются наспех и имеют обыкновение теряться, если их сразу не поместить в определенное место.
Как правильно пользоваться папкой-регистратором?
Папки-регистраторы незаменимы для работы сотрудников множества организаций, компаний и предприятий, и увидеть такие изделия сегодня можно практически в любом офисе. Они очень удобны и намного упрощают работу со всевозможными бумажными документами. Однако для того, чтобы папка-регистратор долго вам прослужила, необходимо соблюдать несложные рекомендации по её использованию.
Как правильно открывать и закрывать папку-регистратор
Обычно порядок действий при открытии папки-регистратора выглядит следующим образом:
- открываем закрытую папку, приложив определенное усилие, чтобы её крышка распахнулась. В закрытом состоянии крышка удерживается специальными металлическими кольцами, которые при открытии издают легкий щелчок;
- в раскрытой папке мы увидим рычажный арочный разжимной механизм, оснащенный особым прижимом. Чтобы разместить необходимые документы, нужно открыть этот прижим и отодвинуть его в сторону;
- после этого нужно всего лишь разомкнуть металлические кольца, нажав на специальный рычаг. Теперь папка готова для размещения в ней документов. Благодаря наличию дырокола внутри неё вы сможете легко проделать дырки в бумажных листах для их легкого надевания на кольца. Как правило, документы укладываются в прозрачные файлы, которые потом тоже одеваются на кольца.
Также нужно знать то, как закрыть папку-регистратор. Для закрытия нужно сначала защелкнуть кольца с одетыми на них документами, после чего возвратить прижим в исходное положение и захлопнуть его. В итоге размещенные внутри папки-регистратора бумажные документы плотно зажимаются. После всего этого папку уже можно ставить на полку для хранения.
Существуют также папки без колец, которые оснащаются одним только прижимом. В некоторых случаях именно они являются наиболее удобными для хранения документов, ведь из-за отсутствия колец нет необходимости делать дырки в бумажных листах. Стоят такие папки меньше, чем те, которые оснащаются кольцами и дыроколом. Единственным недостатком таких изделий можно считать то, что в них нельзя хранить большое количество листов.
Несколько советов по ремонту папок-регистраторов
Если вы по долгу службы часто имеете дело с канцелярскими принадлежностями, то вам обязательно нужно знать, как починить папку-регистратор
Механизм внутри этого изделия часто выходит из строя после падения, удара или просто из-за неосторожного обращения
Если механизм папки по какой-то причине не захлопывается или не удерживает бумажные листы, вам следует внимательно осмотреть его и определить источник проблемы. Часто из строя выходит сама прижимная планка, которая перестает плотно зажимать документы. Для устранения этой поломки планку следует отрегулировать так, чтобы при нажатии на рычаг она крепко держалась в закрытом положении. Механизм внутри папки-регистратора довольно простой, так что вам не составит труда самостоятельно определить сложность его поломки. В некоторых случаях требуется полная замена механизма, но не во всех моделях папок предусмотрена возможность такой замены.
Особенности папок-сегрегаторов
Сегрегаторы применяются для хранения документации на бумажных носителях. С их помощью документы систематизируются и могут храниться длительное время без потери данных.
Для папок-регистраторов, арочный механизм – наиболее распространенный способ фиксации бумаг. Они имеют 2 или 4 металлических кольца, снабженных прижимным устройством. Такая система позволяет надежно зафиксировать лежащие внутри бумаги, положив их в файл или проделав в них отверстия дыроколом. Механизм изготавливается из нержавеющей стали и очень прочен, поэтому вопрос, как починить папку с арочным механизмом, обычно не возникает – корочки изделия выходят из строя гораздо быстрее.
